Checkliste für Ihren Event

Eine Veranstaltung auszurichten, ist immer eine Herausforderung. Damit sie ein voller Erfolg wird, gilt es, eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen – am besten, bevor man sich an die eigentliche Planung macht.

Um späteren Mehraufwand und die damit verbundenen Kopfschmerzen zu vermeiden, sollte man vor allem sieben Variablen definieren, bevor Entscheidungen getroffen werden.

Intention

Jeder Event verfolgt ein Ziel. Das kann das Zusammenführen von Experten, um Wissen auszutauschen, ebenso sein wie das gemeinsame Erlernen neuer Skills oder nicht zuletzt der Tapetenwechsel, der es einem bereits etablierten Team ermöglicht, außerhalb des Betriebsalltags kreative, neue Problemlösungsansätze zu entwickeln. Jede dieser Absichten verlangt ein eigenes Konzept und eigene Voraussetzungen von der Veranstaltungslocation. Dementsprechend sollte die allererste Überlegung sein: Was wollen wir erreichen?

Größe

Mit einem Seminar für eine Abteilung sind natürlich völlig andere Anforderungen verbunden als mit einem internationalen Kongress. Aber auch kleinere Unterschiede in der Teilnehmerzahl sind relevant. Deswegen sollte man so früh wie möglich realistisch einschätzen, mit wie vielen Besuchern zu rechnen ist. Denn ein zu kleiner Veranstaltungsraum ist ebenso problematisch wie ein nur halb gefüllter.

Erreichbarkeit

Nicht zuletzt die Art und Größe der Veranstaltung haben Einfluss auf die Verkehrsanbindung, die eine Location haben muss. Reisen Teilnehmer international an, ist eine gute Verkehrsanbindung unerlässlich. Eventuell sollte man auch an einen Abhol-Service von Bahnhof oder Flughafen denken. Erreichen sie den Event vor allem mit Privatfahrzeugen, muss für ausreichend Parkmöglichkeit gesorgt sein. Und wenn alle aus demselben Einzugsgebiet kommen, könnte es sich auch lohnen, eine gemeinsame Anreise in Betracht zu ziehen – sowohl aus Kosten- und Komfort-Gründen als auch im Sinne der Nachhaltigkeit.

Unterkünfte

Bei mehrtägigen Veranstaltungen darf auch die Unterbringung der Teilnehmer nicht außer Acht gelassen werden. Für kleinere Seminare und Tagungen haben viele Anbieter Komplettpakete im Angebot. Sprengt der Event diesen Rahmen, ist es dringend ratsam, auf ausreichende Unterkünfte im Umfeld zu achten. Das Timing ist hier wichtig: An Wochenenden und Feiertagen sind Zimmer oft teurer und deutlich früher belegt.

Technik

Keine Präsentation kommt heute mehr ohne Technik aus. Dementsprechend wichtig ist es, im Vorfeld abzuklären, welche Ausstattung die Vortragenden benötigen werden. Gerade für kleinere Veranstaltungen genügen oft Flipchart und Beamer. Auch an eine WLAN-Anbindung für die Teilnehmer sollte man immer denken. All das ist mittlerweile weitgehend Standard. Für Kreativ-Tagungen sind zum Beispiel Whiteboards oft ein wichtiges Hilfsmittel, und sobald das Publikum größer wird, sind auch Mikrofon und Audio-Technik unerlässlich. Zudem sollte mit dem Anbieter abgesprochen werden, ob und wann ein Techniker vor Ort sein kann.

Zeit-Management

Spätestens wenn über die Lokation entschieden worden ist, gilt es auch, einen ersten, groben Ablaufplan zu entwickeln. Dort sollten nicht nur ausreichende Pausen vorgesehen, sondern auch festgelegt werden, welcher Vortragende wann vor Ort sein muss. Das hilft gerade bei größeren Veranstaltungen auch bei der Einteilung der Räume und der Koordination der Technik.

Rahmenprogramm

Damit ein Event auch langfristig in positiver Erinnerung bleibt, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, eine Veranstaltung zu einem Erlebnis zu machen. Das beginnt beim kulinarischen Angebot, kann aber deutlich weiter gehen. Welche Optionen sich hier bieten, erfahren Sie hier.